SPlan

Die Datenübernahme aus dem Schulverwaltungsprogramm SPlan ermöglicht je nach Version verschiedene Daten nach MAGELLAN zu übernehmen. Aktuell unterstützen wir die Konvertierung von SPlan 2004. Auf Anfrage ermöglichen wir Ihnen die Konvertierung und Übernahme weiterer SPlan Versionen nach MAGELLAN.

SPlan Daten werden über den Export der Daten aus SPlan übernommen. Somit stehen für den Import auch nur die Daten zur Verfügung, die SPlan in diese Datei(en) exportiert. Die SPlan Exportdateien werden über den MAGELLAN-Importformatkonverter ausgelesen und in das MAGELLAN-Importformat konvertiert. Danach können die Daten in diesem Standardformat nach Magellan importiert werden. Die nachfolgenden Schritte beschreiben die Vorgehensweise für den Export, die Konvertierung und den Datenimport aus dem Schulverwaltungsprogramm SPlan nach MAGELLAN.

Der Import erfolgt in fünf Schritten:

  1. Vorbereiten der MAGELLAN-Datenbank und Daten
  2. Export der Daten aus SPlan.
  3. Konvertieren in das MAGELLAN-Importformat.
  4. Manuelle Anpassungen
  5. Import der Daten nach MAGELLAN

Übersicht der Importdateien und MAGELLAN-Importformate

Importdatei IBIS-Datenbank Beschreibung
sorgebe.import.csv SCHULEXP.CSV Enthält die Stammdaten der Sorgeberechtigten
schueler.import.csv SCHULEXP.CSV Enthält die Stammdaten der Schüler
schueler_sorgebe.import.csv SCHULEXP.CSV Enthält die Zuordnung der Sorgeberechtigten zu den Schülern
Weitere Bedingung:
Import der sorgebe.import.csv
Import der schueler.import.csv

Schritt 1: Vorbereiten der MAGELLAN-Datenbank und Daten

Für den Import von Daten muss die MAGELLAN-Datenbank vorbereitet werden.

MAGELLAN-Datenbank leeren

Üblicherweise liefert STÜBER SYSTEMS eine Datenbank mit Beispielinhalten. Diese Daten müssen vor dem Import gelöscht werden. Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor.

  1. Starten Sie den MAGELLAN-Administrator.
  2. Wählen Sie die Ansicht Datenbankpflege und führen Sie Datenbankinhalt löschen aus.

Es werden alle Beispieldaten, Schlüsselverzeichnisse und Postleitzahlen gelöscht.

Schlüsselverzeichnisse importieren

Importieren Sie die in MAGELLAN mitgelieferten Schlüsselverzeichnisse für Ihr Bundesland nach MAGELLAN. Gehen Sie dabei wie folgt vor.

  1. Starten Sie den MAGELLAN-Administrator.
  2. Wählen Sie die Ansicht Datenimporte und führen Sie Schlüsselverzeichnisse importieren aus. Geben Sie als Parameter ihr Bundesland, Ihre Schulart, den Mandanten und Alle Kataloge an.
  3. Nach dem Import der Schlüsselverzeichnisse wählen Sie die Ansicht Datenimporte und führen Sie Postleitzahlen importieren aus. Geben Sie als Parameter ihrLand/Bundesland und den Mandanten an.

Daten vorbereiten

Die in SPlan exportierten Daten sind in einigen Feldern Langbezeichnungen. Bei Feldern, die auf Schlüsselverzeichnisse verweisen wird für den Import aber ein Kürzel benötigt. Sie sollten sich nach dem Export der Daten diese in einem Texteditor ansehen und die entsprechenden Felder entweder bereits in SPlan entsprechend dem Magellan-Importformat bzw. der Schlüsselverzeichnisse Ihres Bundeslandes abändern und den Export wiederholen oder nach der Konvertierung der Daten in den Dateien des MAGELLAN-Importformats ändern.

Ein Beispiel sind die Länderbezeichnungen der Staatsangehörigkeit. Dort exportiert SPlan für Deutschland den Wert „Deutschland“. In MAGELLAN werden Geburtsländer aus dem Verzeichnis „Staatsagenhoerigkeiten“ ausgelesen, dessen Wert für die Eindeutigkeit das Kürzel darstellt. Das Kürzel für Deutschland ist in den meisten Fällen der statistische Schlüssel „000“. Für diesen Fall korrigiert der Importformat Konverter den Wert „Deutschland“ nach „000“, dies kann aber nicht für alle anderen möglichen Länderbezeichnungen und eventuellen Werte anderer Importfelder, die auf weitere Schlüsselverzeichnisse geschehen. Aus diesem Grunde muss manuell vorbereitet, oder nach der Konvertierung nachgebessert werden.

Schritt 2: Export der Daten aus SPlan

Je nach SPlan-Version können Sie die Daten in das CSV-Format oder als Exceldatei abspeichern. Das CSV-Format wird bevorzugt.

Zum Export der Daten gehen Sie in S-Plan wie folgt vor:

  1. Rufen Sie SPlan auf.
  2. Wählen Sie den Bereich Schüler.
  3. Wählen Sie Bearbeiten, dann Filter und Export, dann Export Gesamtdaten und dann Alle Schüler der Schule (CSV).
  4. Ab der SPLAN2005 Version ist es möglich Betriebe und Schuldaten nach Magellan zu übernehmen. Zum Export der Betriebe und Schuldaten gehen Sie in SPlan wie folgt vor:
  5. Rufen Sie SPlan auf.
  6. Wählen Sie den Bereich Betriebe & Schulpartner.
  7. Wählen Sie Bearbeiten, dann Filter und Export, dann Export aller Daten.

WICHTIG
Wenn Sie die Daten als Excel Datei exportieren, muss für die Konvertierung der Daten Excel auf dem Rechner installiert sein.

Schritt 3: Konvertieren in das MAGELLAN-Importformat

Navigieren Sie im Importformatkonverter über die Schalflächen „Zurück“ und „Weiter“, um zu den entsprechenden Seiten des Assistenten zu gelangen.

  1. Starten Sie den MAGELLAN-Importformatkonverter über den Explorer. Rufen Sie dazu die Datei MagellanIFConv.exe im Programmordner von MAGELLAN (z.B. C:\Stueber Software\Magellan 6\MagellanIFConv.exe).
  2. Seite Anwendung – In der Auwahlbox für das Programm wählen Sie SPlan aus und das verwendete Trennzeichen der CSV-Datei.
  3. Seite Quelle/Ziel – Wählen Sie für die Quelldatei den Konvertierungstyp Schulexport und die zuvor aus SPlan exportierte Datei aus.
  4. Seite Quelle/Ziel – Geben Sie in das untere Feld den Pfad an, in dem die konvertierten Magellan-Importformat Dateien abgespeichert werden sollen.
  5. Seite Der Assistent ist bereit – Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Konvertierung zu starten.

Nach der Konvertierung liegen die MAGELLAN-Importformat Dateien im .CSV-Format in dem von Ihnen angegebenen Dateipfad.

Schritt 4: Manuelle Anpassungen

Format erhalten. Diese Textdateien können mit einem Texteditor oder einem Tabellenkalkulationsprogramm (Wir empfehlen Libre- oder OpenOffice wg. der Unterstützung des CSV-Formats) öffnen und bearbeiten.

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, sich die Daten vor dem Import anzusehen und ggf. Ände-rungen manuell einzubringen. Wie unter Daten vorbereitenDaten vorbereiten bereits beschrieben können Sie hier ggf. Daten die nicht korrekt importiert würden korrigieren.

Schritt 5: Daten nach MAGELLAN importieren

  1. Starten Sie den MAGELLAN-Administrator.
  2. Wählen Sie die Ansicht Datenimporte und führen Sie Daten über MAGELLAN-Importformat importieren aus.
  3. Lesen Sie bitte im Kapitel „MAGELLAN-Importformat“, wie Sie die Daten korrekt nach Magellan importieren.

Übersicht der unterstützten SPlan Daten und Importfelder

In der nachfolgend aufgelisteten Tabelle erhalten Sie eine Übersicht der Daten, die für den Import von SPlan nach MAGELLAN über das allgemeine Importformat und dem Importformatkonverter bereits unterstützt werden. Ausgenommen sind zusätzliche Felder, die Sie evtl. manuell in die Importdateienhinzufügen.

Für die Konvertierung/Import benötigte Pflichtfelder werden hervorgehoben dargestellt.

SCHULEXP.CSV

In der SCHULEXP.CSV Datei befinden sich die Stammdaten der Schüler, Sorgeberechtigte und die Verbindung zu Schüler-Sorgeberechtigten.

Feld in der Datei Bedeutung Anmerkung zur Übernahme
Anrede Anrede des Schülers Herrn und Frau wird konvertiert
Name Nachname des Schülers
Vorname Vorname des Schülers
GebDat Geburtsdatum des Schülers
Geburtsname Geburtsname des Schülers
GebOrt Geburtsort des Schülers
GebLandKreis Geburtsland des Schülers
Strasse Strasse des Schülers
PLZOrt PLZ und Ort des Schülers PLZ und Ort werden getrennt, wenn die ersten 5 Zeichen Zahlen sind, Beispiel: „12345 Ortsname“, ansonsten wird der komplette Wert beim Ort gespeichert.
Ortsteil Ortsteil des Schülers
Telefon Telefon des Schülers
Staat Wohnort Land des Schülers Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis „Staatsangehörigkeiten“ erwartet.
Geschlecht Geschlecht des Schülers
Nation Staatsangehörigkeit des Schülers Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis „Staatsangehörigkeiten“ erwartet.
Konfession Konfession des Schülers Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis „Konfessionen“ erwartet.
ReligUnterIn Teilnahme am Religionsunterricht Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis „Religion (Teilnahmen)“ erwartet.
DatRelAbmeld Von-Datum der Abmeldung am Religionsunterricht
Vorbildung Höchster allgemeinbildender Abschluss Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis „Abschluesse (extern)“ erwartet.
DatumEinschl Datum des Zugangs des Schülers an der Schule
DatEntlassung Datum der Entlassung des Schülers von der Schule
Aussiedler Aussiedlerstatus des Schülers
Sprache1 1. Fremdsprache Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis „Faecher“ erwartet.
Sprache2 2. Fremdsprache Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis „Faecher“ erwartet.
Sprache3 3. Fremdsprache Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis „Faecher“ erwartet.
EintrGrundAm Datum des Grundschuleintritts
Wahlfach1 1. Wahlfach Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis „Faecher“ erwartet.
Wahlfach2 2. Wahlfach Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis „Faecher“ erwartet.
Wahlfach3 3. Wahlfach Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis „Faecher“ erwartet.
Wahlfach4 4. Wahlfach Es wird ein Kürzel entsprechend dem Verzeichnis „Faecher“ erwartet.
privateMail Email-Adresse des Schülers
ArtEltern1, ArtEltern2 Sorgeberechtigten Verhältnis zum Schüler Aktuell werden die Verhältnisse wie folgt konvertiert:
V Vater
M Mutter
E Eltern
TitelEltern1, TitelEltern2 Anrede des Sorgeberechtigten
NameEltern1, NameEltern2 Nachname des Sorgeberechtigten
VornameEltern1, VornameEltern2 Vorname des Sorgeberechtigten
StrasseEltern1, StrasseEltern2 Strasse des Sorgeberechtigten
PLZOrtEltern1, PLZOrtEltern2 PLZ und Ort des Sorgeberechtigten PLZ und Ort werden getrennt, wenn die ersten 5 Zeichen Zahlen sind, Beispiel: „12345 Ortsname“, ansonsten wird der komplette Wert beim Ort gespeichert.
TelefonEltern1,TelefonEltern2 Private Telefonnummer des Sorgeberechtigten

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